Basis beheerpakket
Financieel/administratief beheer
- Het inrichten van een volledig geautomatiseerde administratie voor de vereniging
- Het openen van (een) bankrekening(en) bij de Postbank.
- Beheer van de bankrekening(en) en in overleg met het bestuur vaststellen van de bijbehorende tekenbevoegdheid.
- Het betalen van alle voor rekening van de vereniging komende (gemeenschappelijke) kosten ten laste van de bankrekening(en) van de vereniging.
- Het adviseren en verrichten van de nodige handelingen, teneinde een maximaal rendement op de financiële middelen te behalen, zodanig dat voor de Vereniging slechts een aanvaardbaar en ver-antwoord risico wordt gelopen en eveneens de opeisbaarheid van de tegoeden voldoende is afge-stemd op de financiële behoefte.
- Administreren en incasseren van de door de eigenaren verschuldigde bijdragen en overige vorderingen. Zoveel mogelijk streven naar het innen door middel van automatische incasso.
- Bewaken en tijdig signaleren van eventueel optredende achterstanden in de betaling en in overleg met het bestuur zonodig (doen) nemen van incasso- en rechtsmaatregelen.
- In vooroverleg met het bestuur vervaardigen van een conceptbegroting van de baten en lasten van de vereniging voor het komende boekjaar en het berekenen van de daaruit voortvloeiende, door de winkel en appartementseigenaren verschuldigde bijdrage.
- In samenspraak met het bestuur vervaardigen van de jaarstukken van de Vereniging (onder andere balans en exploitatieoverzicht.)
- Bespreken van de jaarstukken met een eventueel uit de vereniging gekozen kascontrolecommissie. Indien gewenst is bespreking mogelijk echter, uitsluitend tijdens kantooruren. Bij de kascontrole en/of accountantscontrole wordt uiteraard volledige medewerking verleend.
- Jaarlijkse opstelling van de af te rekenen servicekosten over het verstreken kalenderjaar. Het saldo wordt ten laste of ten gunste van de onderhoudsvoorziening geboekt.
- Alle correspondentie voor de vereniging betreffende financiële en administratieve aangelegenheden met betrekking tot de algemene ruimten.
Technisch beheer
- Het in behandeling nemen van reparatieverzoeken met betrekking tot alleen gemeenschappelijke zaken
- Zorgdragen voor afhandeling van reparatieverzoeken inzake gemeenschappelijke ruimten en voorzieningen.
- Het aanleveren van de gewenste offerte(s) met betrekking tot het onderhoud van de in de splitsingsakte genoemde gemeenschappelijke zaken.
- In opdracht en voor rekening van de VVE afsluiten van onderhoudscontracten ten behoeve van technische installaties en gemeenschappelijke voorzieningen van / in het gebouw.
- Jaarlijks vervaardigen van een technische begroting met betrekking tot de in het komende jaar te verwachten onderhoudswerkzaamheden.
- Jaarlijks inspecteren van het onroerend goed ( buitenzijde en gemeenschappelijke delen ).
- Bemiddeling bij alle onderhoudszaken ( geen zaken betreffende de oplevering van het gebouw ) vallende onder nog van kracht zijnde garantiebepalingen betreffende de algemene ruimten.
- Uitbesteding toezicht en controle op leveranties en diensten met betrekking tot het jaarlijkse planmatig en contractonderhoud ten behoeve van gezamenlijke eigenaren.
- Alle correspondentie voor de vereniging betreffende technische aangelegenheden met betrekking tot de algemene ruimten.
Secretarieel en algemeen beheer
- Organiseren en voorzitten van de eerste algemene ledenvergadering
- Het regelen en onderhouden van de verzekeringen (uitgebreide opstal, WA-verzekering, rechtsbijstand, bestuurdersaansprakelijkheid en glasverzekering.)
- Organiseren, bijwonen en notuleren van de jaarlijks te houden algemene ledenvergadering van de vereniging. Het verzorgen van volmachten voor leden die verhinderd zijn de vergadering bij te wonen.
- In overleg met het bestuur opstellen van een agenda, het versturen van de uitnodigingen en alle overige vergaderstukken. Indien gewenst het regelen van vergaderruimte.
- Uitvoeren c.q. doen uitvoeren van werkzaamheden, verband houdend met de door de vergadering van eigenaren genomen besluiten.
- Binnen twee weken na de algemene ledenvergadering toesturen van de notulen. Daarnaast worden deze stukken op de website van VvE Beheer Wiendels geplaatst.
- Het gehele traject van indiening tot financiële afwikkeling van schades die onder de dekking vallen van de verzekeringen van de vereniging.
- Het houden van toezicht op de naleving van de bepalingen in de splitsingsakte, modelreglement en het huishoudelijk reglement en de door de ledenvergadering rechtsgeldig genomen besluiten.
- Zorgdragen voor informatie aan notaris, makelaar en nieuwe eigena(a)r(en) bij eigendomsoverdracht.
- Advisering aan het bestuur van de vergadering omtrent het inschakelen van extra deskundigheid op juridisch, financieel of technisch gebied. De kosten voor extra deskundigheid zijn voor rekening van de VVE.
- Het verzorgen van de archivering van alle stukken van de vereniging, met inachtneming van de wettelijk voorgeschreven bewaartermijnen.
- Verzorgen van correspondentie betreffende de volgens splitsingsakte gemeenschappelijke gedeelte(s).
Overlast veroorzaakt door bewoners valt hier niet onder!
